Cómo realizar Informes en Access 2007!


Access nos permite crear Informes, éstos sirven para presentar los datos de una tabla o consulta.  Los datos en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y además se puede agrupar fácilmente la información y sacar totales por grupos.


Para comenzar debemos hacer lo siguiente:
a)   Situarnos en la tabla sobre la cual deseamos realiza un informe.
b)   Hacer clic en “Informe”.

c)   El informe se realizará automáticamente, aunque de manera sencilla, por lo cual podemos personalizarlo.

d)   Para insertar un logo, por ejemplo, debemos hacer clic en la siguiente imagen:

e)   También se puede cambiar el título simplemente haciendo doble clic sobre el cuadro de texto, como así también el tipo de letra, tamaño o color.

Les dejo un video que explica claramente la creación de Informes:


Saludos! Hasta la próxima! Gracias por pasar!!
Jesi♥

Competencias y fuentes:
C77: Crear Informes

¿Qué son las consultas de actualización?


Las consultas de actualización se usan para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios registros existentes. 
Se especifica un criterio de selección y un criterio de actualización.
Las consultas de actualización aceptan varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas a la vez.


Crear una consulta de actualización:

1.  Abrir la base de datos que contenga los registros que deseás actualizar.
2.  Hacer clic en el botón Diseño de consulta de la pestaña Crear.
3.  Hacer clic en la tabla a actualizar.
4.  Hacer clic en el botón Agregar.
5.  Pulsar el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
6.  De manera opcional,  se puede especificar uno o varios criterios en la fila “Criterios” de la cuadrícula de diseño de la consulta.
Para poder actualizar, luego de tener los campos agregados debemos hacer clic en la pestaña "Diseño", y luego en Consultas buscar la opción "Actualizar" como se muestra en la siguiente figura:



A continuación propongo un ejemplo:


 Luego de haber hecho los pasos que mencioné anteriormente, debemos hacer clic en la celda de "actualizar a" y en la opción "generar" para realizar el cálculo si es que lo deseamos.
Una vez hecho esto, debemos buscar la tabla a actualizar y establecer el cálculo que se aplicará a todas las filas, para actualizar nuestros datos, por ejemplo, voy a sumarle un 21% al precio de mi tabla de productos:


Por lo cual al hacer clic en "ejecutar" aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:


Al hacer clic en SI la tabla que elegimos actualizar, cambiará sus valores de acuerdo al cálculo que hemos establecido en la consulta.



También les dejo un video explicativo! Espero les sirva!


Saludos! Hasta la próxima!
Jesica♥

Competencias y fuentes:
C76: Crear una consulta de actualización
F2: http://www.aulaclic.es/access2007/t_10_2.htm
D1: No lograba que la fórmula que introducía funcione correctamente
E1: Errores de fórmula

¿Cómo establecer un criterio a una consulta?


El criterio es una expresión que permite especificar qué registros debe mostrar en la Consulta, en otras palabras es la condición que deben cumplir los registros para ser mostrados.
² Paso 1: Activar la consulta en Vista de Diseño (los pasos siguientes para agregar tablas y campos, son los mismos explicados en el post anterior)
² Paso 2: Escribir la condición en el sector de Criterios de la tabla inferior, dentro del campo que corresponda.
Por ejemplo, para establecer un criterio FIJO:


  
Para visualizar los resultados podemos hacer clic en “ver” o en “Ejecutar”, y veremos  que todos los campos de diferentes tablas se encuentran en nuestra consulta.




También podemos establecer un criterio VARIABLE:

Para ello debemos situarnos en el campo que queremos consultar, y entre corchetes colocar “Ingrese _____” donde en el espacio que muestro en blanco se colocará el nombre del campo a consultar.

Por ejemplo:

Por lo cual al querer abrirla aparece el siguiente cuadro:


Y de acuerdo a lo que ingresemos nos mostrará la tabla:

A continuación les dejo un video que explica ambos criterios:



Saludos! Hasta la próxima!


Competencias y fuentes:
C74: Crear una consulta de criterio fijo
C75: Crear una consulta con criterio variable


Acces 2007: Consultas por selección


La Consulta es otra de las herramientas que posee una base de datos de Access.

Son muy utilizadas porque permiten:
² Unificar datos procedentes de distintas tablas y efectuar cálculos.
² Restringir la información en una base de datos de acuerdo con los criterios establecidos.
² Analizar y manipular los datos para extraer fácilmente conclusiones a partir de ellos.
Se pueden crear todas las consultas que sean necesarias
ya que los datos que muestran en realidad se encuentran
almacenados una única vez, en sus tablas originales.
Efectuada la Consulta, sus datos se pueden visualizar en la Hoja de Datos de la consulta (como cualquier tabla), o se puede cambiar su presentación con un formulario o informe.
Este tipo de objetos se puede crear utilizando el Asistente para la creación de consultas (luego se podrán modificar o mejorar desde su Vista Diseño) o directamente desde la Vista Diseño, en este post, mostraré cómo hacerlo desde la vista Diseño de Consulta.


1.           Seleccionar las tablas con las que se creará la consulta (las tablas que tienen almacenados los datos).

2.   Hacer clic en “Agregar”  cada vez que agrega una tabla, o seleccionar todas las se ocuparán y luego clic en “Agregar”.
3.   Cuando se hayan agregado todas las tablas, hacer clic en  el botón Cerrar y se visualizará cada una de las tablas o consultas con sus respectivas relaciones.   
4.   Elegir los campos que querés visualizar en el resultado de la consulta, para ello se puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones:
a) doble clic sobre cada campo
b) Arrastrar y soltar
c) clic en un casillero vacío, desplegar la lista de campos y seleccionar el que corresponda.






Para visualizar los resultados podemos hacer clic en “ver” o en “Ejecutar”, y veremos  que todos los campos de diferentes tablas se encuentran en nuestra consulta.

Finalmente, hacemos clic en "Guardar" y colocamos el nombre deseado a la consulta.
Saludos! y hasta la próxima!


Competencias y fuentes:

C73: Crear una consulta de selección
F1: 

Finalizando con Excel: Buscar Objetivo y Solver.-


Esta función permite conocer el resultado deseado de una fórmula sencilla. Todas las formulas calculadas tienen valor al realizar una búsqueda de objetivo, Excel varía el valor de determinada celda hasta que la fórmula dependiente de dicha celda da el resultado que se desea obtener.
Para activar la función se ingresa por el menú Herramientas, previamente ubicados en la celda que contiene la formula que deseamos de este resultado.
Por ejemplo:






~SOLVER~:
Solver se utiliza para determinar el valor máximo o mínimo de una celda modificando otras celdas; las celdas que se seleccionen deberán estar relacionadas mediante fórmulas en la  hoja de cálculo. Si no están relacionadas, cuando se modifique una celda no se modificará la otra.
Con Solver puede modificarse el valor óptimo para una celda, denominada “celda objetivo”. Solver ajusta los valores en las  celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas “celdas ajustables” para  generar el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para limitar los valores del modelo, pudiendo éstas hacer referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la celda objetivo.

Si el comando Solver no aparece en el menú Herramientas, debemos instalarlo, para ello hacer clic en las siguientes opciones:
1-  Botón de Office
2-  Opciones de Excel
3-  Complementos
4-  IR

Una vez que Solver ya se encuentra en la pestaña “Datos”, podemos comenzar:


 ô Celda objetivo: Celda que se desea definir con un valor determinado o que se desea maximizar o minimizar. 

 ô Valor de la celda objetivo: Especifica si se desea maximizar o minimizar la celda objetivo, o bien definirla con un valor específico el cual se introducirá en el cuadro. 

 ô Cambiando las celdas: Celdas que pueden ajustarse hasta que se satisfagan las restricciones del problema, pueden especificarse 200 celdas como máximo. 

 ô Estimar: Estima todas las celdas que no contienen ninguna fórmula a las que se hace referencia en la fórmula de la celda objetivo y escribiéndola en el cuadro Cambiando las celdas. 
 ô Sujeto a las siguientes restricciones: Muestra una lista de las restricciones actuales en  el problema, permitiéndose editar dichas restricciones. 
 ô Resolver: Inicia el proceso de solución del problema definido. 
 ô Cerrar: Cierra el cuadro de diálogo sin resolver el problema. Retiene todos los cambios que se hayan realizado mediante los botones Opciones, Agregar, Cambiar o Borrar. 
 ô Opciones: Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Solver, donde pueden cargarse y guardarse los modelos de problema y las características de control avanzado del proceso de solución. 
 ô Restablecer todo: Borra los valores actuales del problema y restablece todos los valores a sus valores originales.  







Competencias:
C71: Buscar Objetivo en Excel 2.007
C72: Utilizar Sover en Excel 2.007
F3: Explicación en clase (20 de Septiembre 2011)



¿Qué son las tablas y los Gráficos Dinámicos?


Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

Uno de los objetivos de las tablas dinámicas es la posibilidad de alterar la estructura de la tabla  y a la vez resumir datos.

Lo primero que se debe hacer es seleccionar cualquier celda de la tabla de datos, ir a la cinta Insertar, y en el grupo  Tabla hacer clic sobre  la opción de  Tabla dinámica.





El diseño de una tabla dinámica puede cambiarse de forma inmediata trasladando los botones de campo con el  mouse, dentro de la misma tabla. Por ejemplo, se pueden intercambiar filas y columnas, o si existen dos botones en la misma fila, se pueden mover para ordenarlos de forma distinta y alterar así su prioridad en el esquema.



Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rótulos de fila tenemos las referencias, en los rótulos de columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.


Gráfico dinámico:
Los gráficos dinámicos se pueden construir a partir de las tablas, cuando estas presenten los datos exactamente como deseemos.  Cuando se comienza  a trabajar  con este tema, es preferible construir la tabla en primer lugar, efectuando los cambios necesarios hasta obtener la estructura adecuada. Una vez consideremos la tabla como definitiva, procederemos a convertirla en gráfico dinámico.
Para construir un gráfico a partir de la tabla dinámica deberemos:
Señalar una celda de la tabla y buscamos en la cinta de comandos el correspondiente a Gráfico dinámico.
Es conveniente elegir el que mejor se adapte a nuestros datos.


Les dejo un video que explica lo antes expresado:

Esto ha sido todo!! Gracias por pasar!!
Competencias:

C69: Crear una tabla Dinámica

C70: Crear un Gráfico dinámico

F3: Explicación en clase (20 de Septiembre de 2011)

~Foro de discusión en el Aula virtual~


Hola a todos!! A través de este post voy a contarles  de qué se trata nuestro “Aula Virtual” y también como fue nuestra primera experiencia en el “foro de debate”, en esta oportunidad debatimos sobre el Modelo de Leavitt.
El aula virtual es el medio a través del cual los profesores y alumnos se encuentran para realizar actividades que conducen al aprendizaje. Este espacio debe contener herramientas que permitan distribuir información, es decir al profesor presentar y al alumno recibir los contenidos para la clase en un formato claro, fácil de distribuir y de acceder, además debe servir para  Intercambio de ideas y experiencias, para la aplicación y experimentación  de lo aprendido, y también para la  evaluación de los conocimientos.

 El foro de discusión  es donde los alumnos pueden ver la participación de sus compañeros de clase y el profesor puede enriquecer con comentarios a medida que el dialogo progresa.



El foro de discusión dentro del aula virtual es fundamental para mantener la interacción entre las personas que en él participan aportando sus ideas y opiniones, y mediante este proceso enriquecer su aprendizaje.

El tema tratado en el foro de debate fue el Modelo Organizacional de Leavitt, el cual se compone de 4 elementos que se relacionan entre sí:
ô Tareas
ô Personal
ô Tecnología
ô Estructura

Este modelo, también llamado “diamante”, afirma que un cambio en cualquier elemento de la organización afecta a todos los demás.



Mi opinión es que el método de utilizar el Aula Virtual y el Foro de debate es algo muy enriquecedor, porque así como en el aula cuando damos clases se aprende del profesor, y tanto de los errores propios, como los de los compañeros, en el aula virtual es aún más , ya que la diferencia está en que además de aprender de las opiniones y conocimientos que brindan los demás, las repuestas quizás estén mejor fundamentadas, ya que uno tiene más tiempo de analizar las respuestas que se van generando y además tiene tiempo también para investigar antes de responder y fundamentar con argumentos más sólidos lo que trata de decir.
En mi experiencia, es la primera vez que participo en un foro para una materia, pero me perece que sería bueno que algunas otras puedan implementarlo, ya que en mi opinión es una herramienta que hoy en día puede estar al alcance de todos y favorece el aprendizaje y el acercamiento, tanto de los alumnos entre sí, como con el profesor.
Me gustaría que pudiera implementarse en materias como Comunicación, Práctica Profesional II y  Comportamiento Organizacional (de las que he cursado o estoy cursando), ya que son las materias en las que más variedad de opiniones, dudas o posturas se pueden plantear de acuerdo al punto de vista que cada uno tenga.
Saludos! Hasta el próximo post!
Competencia:
C68: Participar en el foro de debate
F1: Prueba.

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